|
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CỦ CHI
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Số : 1270 /GDĐT-VP
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Củ Chi, ngày 21 tháng 9 năm 2016
|
|
V/vxây dựng nhiệm vụ công tác
văn thư, lưu trữ năm 2016
|
|
|
|
Kính gửi: Hiệu trưởng các trường MN, TH, THCS, đơn vị trực thuộc
|
|
|
|
Thực hiện Công văn số 7784/UBND-NV ngày 01 tháng 9 năm 2016 của UBND huyện Củ chi về việc xây dựng nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ năm 2016, Phòng Giáo dục và Đảo tạo đề nghị Hiệu trưởng các trường xây dựng nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư lưu trữ năm 2016 theo các nội dung sau:
I. NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN
1. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
- Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ công chức, viên chức, nhân viên của đơn vị để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ.
- Cử cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo kế hoạch của Phòng Nội vụ.
b) Tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
Bố trí đủ biên chế công chức, viên chức hoặc người lao động có nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức theo đúng quy định của Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư;
c) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ
Các đơn vị rà soát những văn bản đã ban hành không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới như: Xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm; quy chế công tác văn thư, lưu trữ; quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến tại cơ quan, tổ chức; quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan, đơn vị
d) Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ
Kiểm tra, hướng dẫn về hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tập trung vào các nội dung sau:
Phổ biến, giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật;
Công tác tổ chức, biên chế (tổ chức; trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; chế độ đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ…);
Ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ;
Tổ chức thực hiện tốt các hoạt động nghiệp vụ văn thư và lưu trữ: Kiểm tra việc lập các loại sổ văn bản đi, đến, văn bản mật, kiểm tra việc sử dụng quản lý các loại con dấu theo quy định; kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Kiểm tra triển khai, thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành của đơn vị đến cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên.
đ) Tiếp tục thực hiện Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
e) Xây dựng kế hoạch rà soát tài liệu tồn đọng, cân đối ngân sách của đơn vị tổ chức thực hiện chỉnh lý và lựa chọn tài liệu đưa vào lưu trữ theo quy định.
2. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ
a) Tổ chức thực hiện Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ; trong môi trường mạng; Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
b) Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ của cơ quan, đơn vị..
3. Bố trí kinh phí thực hiện hoạt động lưu trữ
a) Căn cứ quy định tại Điều 39 của Luật lưu trữ các cơ quan, đơn vị dự trù kinh phí mua sắm trang thiết bị đảm bảo tốt cho hoạt động lưu trữ.
b) Các cơ quan, đơn vị chủ động bố trí kinh phí và phân kỳ việc sắp xếp, chỉnh lý tài liệu phù hợp với điều kiện, tình hình cụ thể của cơ quan, đơn vị để góp phần giảm khối tài liệu tồn đọng, tích đống, bó gói, đồng thời đề ra giải pháp để chấn chỉnh, chấm dứt tình trạng tài liệu tồn đọng và tăng cường kiểm tra chất lượng tài liệu được chỉnh lý tại cơ quan, đơn vị mình.
Các cơ quan, đơn vị triển khai bố trí kho lưu trữ phù hợp với điều kiện và tình hình tài liệu của đơn vị.
II. CÁC NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM TRONG NĂM 2016
1. Tập trung chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên phải lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.
2. Bố trí đủ diện tích phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị để bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu theo chỉ đạo của UBND huyện.
3. Xây dựng và thực hiện mẫu phiếu trình tại cơ quan, đơn vị.
4. Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại cho những người làm công tác lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.
5. Xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/ 2013 của Bộ Nội vụ.
Trên cơ sở nội dung hướng dẫn nêu trên, các đơn vị xây dựng phương hướng, nhiệm vụ phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị mình, đồng thời triển khai đến cán bộ, công chức, viên chức biết để thực hiện./.
|
Nơi nhận:
|
|
TRƯỞNG PHÒNG
|
|
- Như trên;
- Chuyên viên PGD-ĐT;
- Lưu VT.
|
|
|
|
|
(Đã ký)
|
|
|
|
|
|
|
Nguyễn Thị Loan
|